เปิดธุรกิจใหม่อย่าลืมนึกถึงบริษัทรับทำบัญชี

การเริ่มต้นในการทำอะไรสักอย่างมักเป็นส่วนที่ยากที่สุด ในการประกอบกิจการก็เช่นกัน ทุกการทำงานสำหรับผู้ประกอบการจะเป็นเรื่องใหม่อยู่เสมอ เรื่องการ “เริ่มต้นทำบัญชี” ของกิจการก็เช่นกัน แม้ว่าบางคนอาจมีการเรียนรู้จากตำราเรียนมาบ้างแล้ว แต่ก็ต้องพบว่าเมื่อนำมาใช้ในชีวิตจริง ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนหลายอย่างเพื่อให้เหมาะสมกับกิจการของตนเอง แล้วถ้าคนไม่มีพื้นฐานมาเลยละ จะเริ่มต้นยังไงดี

สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ ที่ความรู้ทางบัญชีเป็นศูนย์ ไม่มีพื้นฐานใด ๆ เลย เราขอเริ่มต้นการดำเนินงานไปทีละขั้นตอน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจง่ายมากที่สุดนะคะ

ขั้นตอนที่ 1 เปิดบัญชีธนาคาร

เมื่อเริ่มทำธุรกิจ ผู้ประกอบการควรมีการเปิดบัญชีธนาคารสำหรับกิจการโดยเฉพาะ เพื่อให้ง่ายต่อการเช็ครายรับรายจ่ายที่เข้ามาในบัญชี ไม่ควรนำไปรวมกับบัญชีส่วนตัว และคอยตรวจสอบรายการบัญชีอย่างสม่ำเสมอ

ข้อแนะนำสำหรับการเปิดบัญชีธนาคาร คือ เลือกบัญชีธนาคารที่ตอบสนองความต้องการของผู้กิจการ โดยดูข้อกำหนด เงื่อนไขการฝากถอน และค่าธรรมเนียมต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับกิจการ

ขั้นตอนที่ 2 เลือกวิธีการทำบัญชี

เลือกวิธีการทำบัญชี โดยมี 2 วิธีดังนี้

บันทึกบัญชีรายได้เมื่อได้รับเงินสด และจะบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงินออกไป เหมาะสำหรับกิจการขนาดเล็กที่เน้นความเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน เรียกวิธีนี้ว่า เกณฑ์เงินสด
บันทึกบัญชีรายได้เมื่อสินค้าถูกส่งมอบให้กับลูกค้า และจะบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับสินค้าจากคู่ค้า เรียกวิธีนี้ว่า เกณฑ์คงค้าง

ขั้นตอนที่ 3 กระบวนการบันทึกบัญชี

คือการบันทึกค่าใช้จ่าย รายรับทั้งหมดของกิจการ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดทำบัญชี โดยในขั้นตอนนี้ ผู้ประกอบการสามารถเลือกได้ว่าจะบันทึกบัญชีในรูปแบบใด ดังต่อไปนี้

ผู้ประกอบการบันทึกบัญชีด้วยตนเอง
ผู้ประกอบกิจการต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย โดยต้องมีรายการและข้อความตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งผู้ประกอบการสามารถเพิ่มช่องรายการให้เหมาะสมกับกิจการของตนเองได้
จัดทำเป็นภาษาไทย โดยหากทำเป็นภาษาอื่นต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
ต้องบันทึกภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่รับ/จ่ายเงิน
รายการที่นำมาลงในรายงานเงินสดรับ-จ่าย ต้องมีเอกสารประกอบการลงรายงาน เช่น ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน โดยรายจ่ายที่นำมาลงในรายงานรายรับ-รายจ่าย ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการเท่านั้น ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวของผู้ประกอบการมาลงได้
การลงรายการรายรับและรายจ่ายสามารถลงเป็นยอดรวมของวัน โดยมีเอกสารประกอบรายรับ-รายจ่ายนั้น หรือลงแยกเป็นรายการก็ได้
สรุปยอดรายรับ รายจ่ายทุก ๆ เดือน เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
นอกจากการจดบันทึกรายการทางบัญชีแล้วยังต้องคำนึงถึง 2 ส่วนหลัก คือ
เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า โดยเอกสารที่ต้องทำการเปิดการขาย คือ ใบเสนอราคา ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เพื่อให้ง่ายต่อการสรุปยอดขาย
จดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินออกจากกิจการ โดยจดทั้งค่าใช้จ่ายในการขายและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
บันทึกบัญชีด้วยโปรแกรมออนไลน์ ซึ่งมีหลายรูปแบบและหลากหลายโปรแกรมตามแต่ความถนัดของผู้ประกอบการ เพื่อความสะดวกในการจัดทำบัญชี โดยเฉพาะการขายออนไลน์ ซึ่งจะช่วยให้สะดวกต่อการทำงานมากยิ่งขึ้น
จ้างสำนักงานบัญชีในการดูแล คือการจ้างผู้ทำบัญชีจากภายนอก เพื่อช่วยจัดการภาระงานบัญชีให้กับกิจการ ซึ่งเหมาะกับกิจการที่มีขนาดกลาง ๆ มีรายการเยอะจนไม่สามารถทำรายการเองได้ หรือ ไม่มีเวลาว่างในการจัดการ แต่ก็ยังไม่ใหญ่พอให้จ้างพนักงานบัญชีประจำกิจการ ดังนั้น การจ้างสำนักงานบัญชีจึงเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดี
ผู้ทำบัญชีประจำบริษัท เมื่อกิจการมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง จนการทำบัญชีมีความยุ่งยากมากขึ้น การจ้างผู้ทำบัญชีประจำกิจการ เพื่อช่วยจัดการเอกสารต่าง ๆ ก็เป็นสิ่งที่ดี เนื่องจากผู้ทำบัญชีจะเข้าใจระบบการทำบัญชีของกิจการ รู้จักลูกค้าของกิจการและยังคุ้มค่าและประหยัดเวลามากกว่าการจัดทำด้วยตนเองหรือการจ้างสำนักงานบัญชีในการจัดการ

ขั้นตอนที่ 4 กระบวนการจัดเก็บเอกสาร

ผู้ประกอบการควรมีระบบจัดเก็บเอกสาร ทั้งใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต ใบเสร็จค่าเดินทาง วัสดุอุปกรณ์ ค่าสาธารณูปโภค อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์หรือเอกสารซื้อขายอื่น ๆ อย่างเป็นระบบ เพื่อความประหยัดในการจัดหาแฟ้มและสถานที่เก็บเอกสาร และเพื่อสะดวกในการค้นหาและนำกลับมาใช้ รวมถึงป้องกันการสูญหาย ควรจัดเก็บแบบดิจิทัล สามารถสแกน หรือถ่ายรูปจากโทรศัพท์มือถือ แล้วจัดเก็บไว้

ขั้นตอนที่ 5 วิธีรับชำระเงินจากลูกค้า

เมื่อเริ่มต้นดำเนินธุรกิจ สิ่งที่ผู้ประกอบการคาดหวังก็คือ รายได้ แต่สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องตัดสินใจ คือ แล้วกิจการจะรับรายได้ในรูปแบบไหน โดยในช่วงที่พึ่งเริ่มต้นกิจการผู้ประกอบการ อาจจะใช้วิธีการชำระเงินแบบพื้นฐาน คือการจ่ายเงินสด และค่อย ๆ เพิ่มตัวเลือกอื่น ๆ เช่น การใช้บัตรเครดิต การชำระผ่านมือถือ การชำระเงินออนไลน์ เพื่อให้มีความเหมาะสมและมีความยืดหยุ่นต่อลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการมากที่สุด

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม : http://www.kntaccounting.com/